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新手剛當上主管覺得無法適應、要嚴格對待下屬很為難?
剛升上中階主管開始當夾心餅,覺得快受不了這樣的壓力?
努力了很多年,終於踏入高階主管的位置,卻覺得這一切不是你想要的?
那了解一下各階層的主管應該負有何種角色和職責吧!

從基層升上主管,我想很多人第一件感到不習慣的事,就是現在得板起臉來對之前一起打拚的同事們發號施令、嚴格要求。

以前可以跟其它人一起打忙,現在你得為是否要爭取好表現把漏洞通通封掉,還是為了往日情誼睜一隻眼閉一隻眼。以前跟大家聚在一起譙主管,現在他們把抱怨反應給你,希望你解決。
有不少新手主管摸不清到底該怎麼做,於是慢慢成了一味縱容部屬或只懂附和長官的主管,如果他佼倖生存下來而且還找到機會往上,很多會變成一個兩手一攤什麼事也不管的主管。

我相信變成這樣的主管也不是心裡願意,一開始就為自己設定目標要當一個袖手主管。會變成這樣,往往是缺乏正確的認知也沒人指導。

我已經辭退過好幾個這樣的主管,幾乎他們都了解自己的無能為力,也不知道怎麼改變現況。但這些主管也不知道自己在發展的過程中需要什麼訓練才能負起主管的職責。

歸根結底,沒有人教他們怎麼當好一個主管。

Key Point

  1. 很多組織都喜歡從既有人才裡拔擢主管,這是最好的方案,但卻缺乏教育這些人成為好主管的管道。
  2. 很多人都會希望獲得晉升的發展機會,但對主管職責務必要有先有認知並做好準備。
  3. 不同層級間的主管對扮演的角色不同,必須理解之間的關係才能達成良好的互動。

當主管是條不歸路,它所需要的認知和觀念不同於在基層做事。我把主管分成三個層級,討論一下他們對組織及團隊間互動各扮演何種角色。

一線主管
在很多公司被稱做 team leader 或 leader,也是最前線的主管。就軍隊來講就是班長。
一線主管其實具備很多優勢,因為他會跟部屬一起出力一起作戰,所以與基層工作人員最為親密也最具號召力。在團隊中的首要任務就是凝聚團隊、執行任務,並且幫部屬把問題向上反應。

當一線主管,最怕兩件事情:
第一件事是就是以為自己當了主管,不再需要跟基層人員一起出力了。這樣的一線主管直接失去最大的優勢。
第二件則是光站在部屬的角度,忘了從二線主管的角度思考。
在這個位置上,要得到部屬的支持十分容易,但也由於缺乏足夠的決策權的關係,很多時候沒有辦法直接解決部屬的問題。因此在這位置上,很重要的另一個功課就是要設法得到更上一層主管的支持,

客觀來講,一線主管除了負責直接帶領團隊執行工作外,也必須協助團隊排除困難,而這些日常工作上的困難很可能是二、三線主管看不到的,要怎麼說服他們給你資源並支持你解決這些問題就是另一項重要的職責。
因此剛當上一線主管的人急需要訓練「溝通」技能。

二階主管
在某程度上來講就是個最容易被犠牲掉的犧牲品,如果你記得我在這篇文章裡提過的賽局理論🔗,應該就會知道如果爬上了二線主管那就是一條不歸路了。

這個位置沒有足夠的資源分配權,卻會有足夠的決定權 (也就是你要負責的意思)。
我想這場面並不陌生:現有資源就是這樣,由你決定怎麼做,你全權負責。
當分配利益時,這個位置不是最優先的,只能一切逆來順受。這是另一個不讓人陌生的場景:你的功勞就是主管的功勞,而最辛苦的都是下面的兄弟姐妹。簡單來講,你是最不重要的,也因此二階主管是陣亡率最高的一群。

當然可以選擇放棄,但那表示你是個不合格的主管,因此爬上二階主管的人幾乎只能選擇在這樣的條件下,想辦法生存下來並繼續往上爬。
除了設法讓自己生存下來,還得思考你的部屬們怎麼生存,為他們規劃發展;並且給予一線主管足夠的資源和決定權,讓他可以好好帶團隊。因為安好這群人,二線主管的存活率就大大提升五成,但小心不要把二線主管給當成了一線主管,你必須在高階主管和基層間達成平衡。

二階主管的角色是減少策略面和執行面上的落差,也從「溝通」的層面升級到「管理」層面。在這位置上,你必須要做向上、向下、平行管理。管好你的主管,不要做出超過團隊能力的承諾;當你家老闆搶了別人資源,管好你的平行單位,不要讓他們為難自己的部屬;面對困難的挑戰時,管理你的團隊,讓他們以最好的效率完成。
基本上,你會需要所謂的「讀心術」,了解策略面的思考模式;同時也需要學會當「官」。官字兩個口,一張嘴要講高層聽得懂的話,另一張則是要能講基層會理解的語言。

三階主管
也就是所謂的決策幕僚、高階管理。
基本上這些管理者是很靠近老闆的人,有老闆的思維、角度,用老闆的語言來講話。所以,當部屬覺得高階主管都活在雲端時,這很正常,因為他們必須要把自己的高度拉到那裡,否則就會陣亡。但是讓部屬產生這種感覺,絕對是高層主管自己的錯,因為這些人沒有在當二階主管的階段把各面向管理和溝通練好。

當決策幕僚最大的致命傷就是缺乏領導力。因為你規劃了策略、做了決策卻領導不了部屬所以沒執行成效。
高階與領導力完全不是同一回事,如果當上高階主管卻發現叫不動部屬做事,趕快回去把一二階主管帶人的技能練一練,因為高階主管真正的重點工作是連結策略與執行。
我見過太多以為升到高階管理層,就覺得自己只要出嘴巴、做報告,然後別人就會自己去執行的主管。這些主管有許多最後都成了老闆眼中的馬屁精和壓榨部屬的能手。

其實高階主管有能力決定你制定的策略目標和資源配比是否合理,並且給予團隊長期的成長方向。中階主管就可以依照這個方向規劃團隊成員的能力怎麼成長,讓團隊有能力足以應付被制定的目標,也能把適當資源交給一線主管。在最前線作戰的一線主管擁有足夠的戰力、決定權和資源,自然能一步步為公司達成戰略目標。

合理來說,管理層從上到下良好的循環可以為公司帶來很多正面的影響,只要大家在相對應的階級上做到良好的溝通和管理,把角色發揮好。

對職涯選擇或發展感到困擾或對提升主管技能有興趣的朋友,歡迎與我做進一步連絡。

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Yashi Yang ()

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