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我有時會建議他人試著多工進行;是真正的多工,而不是在人在會議中但你在電腦上做著自己的工作。通常得到的答案不外乎:我沒辦法分心工作或專心才會有效率。
專注工作不是一件壞事,稀缺的狀況會引發人們的專注,反而造成了想法和做法上的偏移而產生了反效果。

在處理單一問題的時候;像數學問題;專注確實是很重要的一件事。這類問題有純粹的單一性,通常也有相對正確的答案可以對照。處理這種問題,就要能夠專心一意、注意細節。

生活和大部份工作中的事情,都不屬於這種問題。這類問題出現在我們的面前時,觀察到的都是表面現象,要真正解決它需要的往往是考量更多因素及面向、從系統面去解決,過度專注反而會讓自己忽略了去覺察整體。

在資源缺乏時很容易引起人們的注意力。像有在操持家務的人都曉得颱風過後葉菜類的食材會因為損害問題而減產,因此大家都會在颱風來臨前去多買這類食材。
稀缺效應🔗會提高人們的關注度和積極度,往目標前進。短期來講,這相當好,因為它有助於提高人們的專注力並加速解決問題;如果它只是個短期問題。但長期而言,它反而會造成過度專注,我們會在潛意識中放大對該問題的關注力而忽略了其它問題。

在行為經濟學家森迪爾‧穆蘭納珊(Sendhil Mullainathan)及另一位認知心理學家艾爾達‧夏菲爾(Eldar Shafir)合著的「匱乏經濟學 (原版書名:Scarcity : why having too little means so much)」裡就有提到兩個實驗。
其一實驗是針對一群健康的男性,在食物供給上,長期只提供剛好足夠維持生命的熱量。這些受試者的心理和想法都產生變化,不只關始變得只對食物相關的主題有興趣,也對食物產生了新「夢想」,如開餐廳。
另一個實驗則是要求兒童憑記憶來估計硬幣的大小。這個實驗發現生活條件較差的孩童明顯會高估硬幣的尺寸,而且價值越高的硬幣被高估的程度越嚴重。這個實驗結果指出了長期受到稀缺效應的影響時,不知不覺中也會在心中放大對稀缺對象的比重。

曾有個資深經理人與我分享她上課的心得:當一間公司的某個口號喊得越響亮時,越表示該公司缺乏那樣東西。
以我服務過的公司為例,曾有一家十分愛喊創新,也確實這間公司的成員年資普遍都十年以上,很多觀念和做法都難以改變。
也有過一家公司十分著重檢討公司的倉存材料和材料成本,因為他們的營運流程中在這部份的確有相當大的問題存在。

以上兩個例子的組織都十分致力於改善他們看到的問題,引進新血、導入新做法或是優化供應鏈的人才,試圖讓他們的口號成真。但這麼多年過去,問題就算有改善也是暫時的,從來沒真正解決過。
前者曾經有過好人才引進了新的方法,而且成效不錯,但一有新人來又換了另一個新的方法。後者則是在供應鏈上幾乎把主管都換了一輪,狀況也從來沒變過。

專注會造成智商下降。當一個團體都很專注時,常常會看到嚴重的集體智商不足。
公司組織都很喜歡進行功能切割和分組,形成一個個小團隊,每個團隊專職負責特地的事務,比如負責生產、採購或開發。產品從開發團隊轉移走後,他們就幾乎不會去關注產品的生產狀況;同樣採購團隊也幾乎不會去關注開發的進度,或是內部團隊老是不在乎外部客戶的需求。

組織分工最原始的期望是可以讓團隊更專注且高效地達成目標,但過度專注的結果反而產生了組織邊界效應 🔗 ,使得整個系統無法有效運作。這種系統上的問題需要靠人來解決,只是這些高階的經理人也通常會因為自己的專業和所受的訓練,只會專注在某個範圍內看到的問題。
所以組織即使請了許多個高智商的經理人,依然常出現組織整體智商低落的現象。

當然我們自己很多工作或生活上的問題不像組織,會有這麼多人和團隊的因素出現,卻並沒有比較簡單。一旦我們只專注於某個問題,長期下來就會失去對整體系統運作問題的覺察。
例如說因為工壓力大所以喝酒降低壓力,提高工作效率來降低工作壓力。

若以身體系統來看,酒精造成的額外影響是健康問題,只是它的影響是經過時間延遲才會被發覺。身體的健康狀況變差後能負擔的工作量減少,於是壓力又回來了。壓力上升後再加大喝酒的量以期減輕壓力,如此循環。
以系統來看,健康因素只會變差,無法回復,最後系統將會走向崩毀。

我在剛接手跨時區的團隊時也發生類似的狀況。剛開始覺得時間不夠,時間資源對我而言就變成了一個稀缺的元素,讓我一直關注在這個問題上。從改變生活作習、設法提高工作效率來讓自己有更多的時間,因為我十分擅長於重建自己的生活習慣和改進工作效率,所以我也用十分擅長的方法來解決我十分關注的問題。

但隨著自己越熟悉團隊也能處理更多的任務時,就會發現再高效的工作也無法滿足自己的需求。尤其是高階經理人不會有絕對明確的工作範圍,平台可以一直擴充,當你有持續成長的目標時就會一直不斷擴充自己的職務平台。

在這個狀況下,真正能解決系統性問題的第一個方法就是停止自己的成長,讓這個系統停止運作,就可以維持足夠的時間資源來運用,而且隨著自己在未來的時間裡更熟悉工作,效率會再提高並且騰出更多的時間資源來運用。
如果我選擇這個方法,那就會成為一個最努力但最難成長的人。

而我相信自己還能繼續快速成長,否則那些 CEO 們是怎麼完成自己的工作。表示目前我所使用的解決方式必不是最好的,因為它將受制於現有的系統運作。更優於此的解決方案就是重新安排系統運作的方式,讓它以更有效率的方式來運轉。

(延伸閱讀:三個安排任務的方法提高工作效率🔗)

對職涯選擇或發展感到困擾或對提升主管技能有興趣的朋友,歡迎與我做進一步連絡。

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Yashi Yang ()

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