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一個問題能解決它的方法很多、提案的人更多。要讓自己的提案被選中,懂得做簡報是要點,而且要能用簡報說故事。

一個製造業公司的產線是十分重要的。
當公司的產線因產業趨勢線的移動和經營策略變化後,已經漸漸不符合現狀使用時,其實幾乎大家都看得出來。

公司的需求大家都想解決,只是提出來方法、成本和 ROI (Return of Investment) 不盡相同。在各版本中,我提案的耗用成本;無論是金錢或時間;風險是最大的,當然相對帶來的 ROI 也最大。

ROI 固然很重要,但我不認為一間公司的經營者光靠這個指標來決定一切投資案是否要成行,否則大家都設法將它最大化就好,也不用這麼辛苦在簡報內容上下功夫了。

這個投資案我已經做了將近兩個月前期評估,蒐集各種資料,一直到上上週才開始做簡報。
蒐集資料和詳細評估可以算是開發一個投資案的基本功,但做簡報就是另一回事了。如果簡報的故事不具備足夠說服力,基本功再紮實、評估再可靠都是白搭。

我記得自己剛當主管的第一年,曾經聽過一個平步青雲的主管被其它人批評「很會做報告」,言下之意是他也就會做報告而已。
當時這個主管跟我的關係頗好,連我聽到這個評語時心中竟也略略浮出不屑。但一年後,我重新對很會做報告這件事有了新的認知,而這個認知讓我往後在公司裡推動計劃有著非常大的助力。

想提高簡報說服力,可以用以下幾個步驟展開:

  1. 改變既有的思考模式
    展開一份提案先跳脫窄狹框架的思維,然後思考為什麼要這樣講,對你想在簡報中介紹的東西問很多為什麼,嘗試推翻/ 確立簡報的內容。
    知道你介紹這個元素的理由,才能決定要怎麼講以及要講什麼。
  2. 風箏型架構 (如下圖)
    把簡報的架構完整化,在報告的過程中才能將你想提案的遠景牢牢建立在對方的心中。
    把你的提案像風箏,讓決策者在腦中放飛,飛得越高夢想越多。
  3. 從客戶的角度來寫
    轉換做簡報的立場,從客戶的立場來陳述。
    溝通說服力,首要條件就是能換位思考,簡報亦是如此。
  4. 突顯價值
    你的提案跟別人差異在哪? 為什麼要用這個提案?
    有時 A 提案跟 B 提案相差不大,決定的關鍵點往往是哪個提案更有潛在價值。
  5. 精簡化
    提案前有很多功課要做,我相信你也做得很認真,但是這些做的功很可能有一大部份都沒必要在簡報中提出。除了最精華的部份之外,其它都得忍痛砍掉。
風箏型的簡報架構

我花了大約 2 個小時在構想這個簡報的結構,2 個小時寫簡報,最後 1 個小時用來微調整個報告邏輯的說服力。
最後報告時只用了 1 個小時就讓 CEO 決定採用這個投資案,而且結論是越快越好。

對職涯選擇或發展感到困擾或對提升主管技能有興趣的朋友,歡迎與我做進一步連絡。

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