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新手主管調整了觀念和心態之後,還有兩項很重要且很迫切的主管技能必須學會,才能讓轉換的過程更有效率。
這兩個技能需要練習才能上手,不過我們可以先掌握原則,就是時間管理和向上管理。

我兩年前晉升了一位二級主管,固定薪資加了快一萬,但是他前三個月幾乎天天都是九點後才下班 (公司員工都很正常五點半就下班了)。這個問題在他上任一個月左右被發現,花了一個月的時間每天做調整,之後這位主管自己又花了大約一個月的努力,現在才能平均在六點半前下班。

我想,這也是為什麼越來越少年輕人願意擔任主管的原因。
內部晉升初階主管職,薪資可能多個 5000 但是卻忙得要死。你的主管就是你未來晉升後的樣子,除非很缺錢,否則看到這狀況胃口就倒光了,還有誰想升。

─ 時間管理的技能 ─
展開管理工作後會發現的第一個主管地獄就是你有做不完的事。
以前跟你沒什麼關係的事通通都跑來煩你了,甚至別部門的問題都跑來找你處理,還搞得一副沒有你的決定解決不了問題似的。

一旦踏上管理舞台,很多事就沒辦法單純分你的我的。糟的是其它單位的老鳥欺負菜兵,想把自己部門裡的事務往外丟,弄得不少剛接管理職務的新人在時間管理還來不及調適下,會有十分高的陣亡率。

時間管理的原則是不難,真正的困難在於它的原則是一種調度和運用資源的方式。

一般而言,我們把事情的急迫性跟重要性做一個處理前後順序的排程時,至少會有四種狀況發生:很急很重要、很急不重要、很重要不急以及不急不重要。
為了讓事情以最有效率的順序被完成,它們勢必被安排先後的處理順序。

我遇過九成的新手主管都用這樣的順序去安排,但這是很有問題的,而且會逼死你自己。

這才是正確的安排順序。
P2P3 顛倒的人都缺少一個關鍵性的想法 ── 時間是有限資源。

時間管理的兩個很重要的觀念就是:
1. 做比較重要的事,而不是做完全部的事。
2. 時間是有限資源,而且它會自行流失。


最大的盲點就是大多數的人都會忽略時間是會一直向右邊走這件事 (時間資源是無論你做不做都會持續被自然消耗掉的)
如果你先把時間花在處理較急但不重要的事,隨著時間過去位於第二象限事務會因為時間推移往右跑。
在某個時間點,它的優先順序會從你原定的第三位忽然躍升到第一,讓你不得不優先處理它。這時你手上會卡著不重要的事情,但又得處理突然浮現的重要事項,讓人奢望多長一顆腦袋和兩隻手來完成。

一般人處理事務的品質在這種條件下會下降,也容易發生手忙腳亂的狀況,最後兩件事都沒做好。

─ 向上管理的原則 ─
不良的向上管理會嚴重增加工作壓力。
不做向上管理則會增加工作負擔峰值出現的頻率和工作壓力。
良好的向上管理則可以大大減輕你的工作壓力。

很多人不想一天到晚面對主管的問題,它固然很難,但無論怎麼說,向上管理總是做比不做好!!
尤其是新手主管主動且持續向上溝通十分有助於銜接管理職務。因為它可以培養主管對自己的信任度,而信任則是主管和自己之間合作的潤滑劑。雙方信任度夠高時主管和自己之間可以說是合作無間。

我自己一路回報的主管從經理、資深經理、處長、副總/營運長一直到董事長,向上管理的技巧很多,最基本的就是一個原則和三個技巧。

◆ 唯一原則:Walk in your boss’ shoes.
專業的人不一定是主管人才,但能跨部門把事做好的一定是主管人才。
有能耐跨部門取得其它人的資源來完成事情的人必定懂得換位思考原則,同時這原則也是跨層級溝通最基本的條件。
換位思考並不是要你去懂得皇上怎麼想來迎合皇上。而是這種思考方式亟具戰略意義,而且大大影響了下面三個技巧的成果。

1. 先開闢戰場
主管跟自己的立場往往不同,就算立場相同,也會因為期望落差而發生主管要你去打的點完全不是你想要打的。 (主管有他自己的績效要顧,所以會發生你只想打個碉堡,他卻叫你征服整個王國的事情)
在跟主管回報時難免報到問題,所以做好準備規劃戰場,甚至是第二、第三戰場,讓作戰範圍在你可以預期的範圍內,以免主管開地圖炮全打,到時累死的還是自己。
2. 小事也要討論
小事大家都覺得不重要,也往往會被忽略而沒有處理。通常拖跨一整個團隊或專案的,就是這些遭到忽略的小事。
懂得把這些大家不屑看或看不到的小事「撿」起來,處理掉並跟主管討論預防方法,這就是主管一種很基本的需求。當主管看到你連這些事都會去注意時,他自然會有信心將事情交給你去解決。
3. 蒐集並統整資訊,但在你跟主管夠熟前不要自己先過濾
我的經驗發現向上溝通的過程中,無論是哪種人格特質的主管都會要求幾乎差不多的資訊量。所以在向上管理前,蒐集足夠的資訊是一定必要的。
但是千萬不要直接給原始數據 (raw data),而是必須經過整理,讓它具有敍事性;例如:依時間前後、成果展現、情節輕重等;主管才能理解你的資料引導他到什麼方向。

對職涯選擇或發展感到困擾或對提升主管技能有興趣的朋友,歡迎與我做進一步連絡。

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