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簡報時需要的就是拉近簡報者與聽眾間的距離,讓受眾真正聽取簡報者想表述的內容,進而真正去思考。
一旦二者間出現距離感,就算簡報內容再精采,很可能受眾在簡報結束後就把一切忘得一乾二淨,難以達成效果。

營造簡報者和聽眾的參與感、減少彼此間距離,除了常見的破冰、設計小活動讓受眾參與外,最顯而易見的方法就是在簡報過程中創造「對話」的形式。
雖然簡報中的話語可以先進行編排並反覆練習,但在很多狀況下會出現無意識的對話,尤其是在做介紹、給予回饋、慶祝和 Q&A 的時候。

相較於編排好的簡報內容,無意識的對話帶來更大的壓力。
因為無意識的對話往往來自於聽眾提出預期外的話題或反應,簡報的人做出下意識的反應。也因為簡報者常常擔心不曉得在簡報中會被問到怎樣的問題,所以很容易陷入緊張的狀況。

簡報者可以練習以下幾個方法做自我管理,可以比較有效處理無意識對話帶來的壓力。

提高聽眾的注意力
讓聽眾加入這場簡報是解決現場壓力的最初一步,讓聽眾在互相之間或聽眾與講者之間產生參與感,來提高聽眾對簡報內容的注意力。當聽眾對簡報內容的注意力較高時,比較不會在 Q&A 或反饋中產生難以預期的對話。
如果是教練式的簡報,常用的方式會選擇破冰活動來增加聽眾間的熟悉度,提高後續練習活動的成效。這種破冰活動從最簡單自我介紹加抽撲克牌決定小隊長,到安排一個 10 分鐘小局桌遊都有人用。
至於主題式的簡報,則可以提出一個跟大家都有的切身經驗分享,來讓聽眾感受到這個主題跟自身的密切關係,從而提升他們的注意力。

管理壓力
管理自我及現場壓力是一個需要反覆練習的技能,以下幾個原則在了解後,需要簡報者花時間自我訓練,才能在簡報場合上運用自如。
1. 緊張的自我認知。
每個人緊張的時候狀況都不太一樣,當站在台上時緊張更不容易自覺,但這個壓力會影響你的動作、對話和反應。

講者可以利用各種練習場合;利用幾個朋友做先期演練、即席講話、讀書會心得分享等方法;請人側錄自己的狀況。講者可以在過程中觀察自己外在的緊張表徵 ,如:口乾、不自主地移動頭部角度、握拳、反覆交換重心腳等等。另外是緊張時的口語用字,像有的人一緊張就會開始出現「啊」、「這個」等語句助,還有更潛層的是在講者講到信心相對低的地方可以會一直出現類似「我個人認為」的詞。

講者去做這些自我認知的重點並不是要制止自己不要做,而是要認知自己正處於緊張狀況。講者的情緒會影響聽眾,當講者不自己處於很緊張的狀況時,也相對把聽眾的防禦心提高。

我不知道大家有沒有遇過一種講者,他一邊跟大家說很高興做這場簡報、很歡迎大家,但是一邊雙手抱胸一邊往聽眾的反方向退 (二者皆是防禦心理狀態的表徵反應)。雖然聽眾不一定有解讀的能力,但人類是下意識會從行為讀取心理狀態的動物,聽眾在這個狀況下也會不自覺進入防禦模式而無法真正參與到簡報中。

2. 停止使用問句。
自我認知是第一步。當講者接受自己緊張且能客觀了解自己處在緊張狀況下時,才能開始控制自己並進行接下來的動作。
講者有時會在無意識中進入問句模式,一直丟問題出來。問題很可能是丟給自己的,變成一直在自問自答,比較嚴重一點的會連跟聽眾互動的對話都變形成問題。

如果是自問自答,聽眾都看得出來講者的心理狀態而被入一個比較不舒服的模式。那如果是丟問題給聽眾,Q&A 就是一個很容易進入無意識對話的場合,反而帶給講者自己更多壓力。

3. 使用對話式的句形。
講者在提重點時,習慣會使用 bullet point 或 agenda 的方法,就像這件文章中的各項重點使用 1, 2, 3 的方法。
簡報時為了加深聽眾對這些重點的參與感,講者儘量使用對話式的句形「這對你很重要!」「我們應該要考慮它!」

對話的原則
無意識的對話中的態度、用字遣辭及架構都來自於平時的習慣。因此無意識的對話可以用有意識的反覆練習來植入。
1. 停止做你想做的事
通常講者都希望做出一場完美的簡報或用令人難忘方式傳遞出訊息。
但思考方式就像運用肌肉時越是用力,肌肉就越沒彈性一樣,當講者緊抓著想做出完美演出的想法不放時,對自己和聽眾都會產生相對的壓力。

台上一分鐘台下十年功,要簡報得好,架構、修稿和反覆演練都是必要的。只是上了台,就忘了預想的完美場景吧。

2. 用其它角度來理解問題。
聽眾提出的問題各式各樣,有時問題聽起來十分具有針對性或質疑性。講者必須要調整自己的心態,將問題視為一個用來了解聽眾的機會而非一種挑戰。
這是成為一個不斷精進的講者必修的課程。當你對一個問題產生防衛心理,很難客觀地理解並回答這個問題。
練習對各種問題的回答以「是的,而且……」的句形來回答,而不是以「不是」或用「但是」、「然而」等方式來否定。
就算你非得否定對方不可,用更有技巧的間接否定方式「沒錯,我『以前』也這麼認為」。

3. 仔細聽,講者必須成為聽眾問題的一部份。
當講者的原則是為了服務聽眾,對於回應聽眾的反饋或問題都是至關重要的工作。只是再仔細傾聽,還是會有誤解的時候。如果講者對反饋或問題覺得不是很理解時,可以用總結法「你的意思是……(講者對這個訊息的理解)」來確認自己是否能再接下來的溝通中真正滿足聽眾的需求。

4. 為你的回應加上故事性的架構
研究顯示,人類對於有故事性架構的訊息,記憶的維持度和正確性相對沒有架構的訊息高了 40%。 建議用下面兩種方式來讓講者的回應具有足夠的架構。
a. 發生了什麼樣的問題 → 使用何種解決方法 → 得到的具體結果。
b. 它是什麼 → 它為什麼重要 → 它怎麼影響我們

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